従業員の退職時に提出する離職証明書について
＜目 次＞
- 従業員の退職または死亡時に必要な雇用保険の手続き
- 雇用保険被保険者離職証明書について
用紙の入手、書き方のポイント、記入例など
１．従業員が離職・死亡した時の雇用保険の手続き
雇用保険の被保険者である従業員が退職または死亡した場合、雇用保険から脱退するための手続きが必要になります。
提出書類
- 雇用保険被保険者資格喪失届
ハローワークで交付されるもののほか、インターネットを利用して入力・印刷することも可能です（こちら）。記入例はこちら。
- 雇用保険被保険者離職証明書(３枚１組)
資格喪失の事実、資格喪失日、および資格喪失の状況を確認するために必要です
- 以上２つの書類のほかに「出勤簿、退職辞令発令書類、労働者名簿、賃金台帳」等の照会を求められる場合もあります
これらの書類を原則として退職日の翌日から10日以内にハローワーク(公共職業安定所)へ提出しなければなりません。直接持ち込むほかに、郵送やオンラインによる届出も可能です。
２．雇用保険被保険者離職証明書について
雇用保険被保険者離職証明書（以下離職証明書）は、前述したとおり雇用保険の被保険者である従業員が退職または死亡した場合に作成・提出しなければならない書類の一つです。
離職証明書は事業主控、ハローワーク提出用、雇用保険被保険者離職票-２の３枚複写になっており、ハローワークに提出して手続きが行われた後、雇用保険被保険者離職票-２と、新たに発行された離職票Ⅰが返送されます。
事業主は退職者が離職票を請求した時には交付する義務があります。 また、２枚の離職票は退職者が失業給付などを受ける場合に必ず必要な書類なので、ハローワークから届いたら速やかに退職者に届けましょう。
提出が不要なケースも
雇用保険の加入期間が短いために基本手当(失業給付)が受けられない場合など、退職者本人が離職票の交付を特に希望しない(必要としない)場合もあります。こうした場合は退職時に離職証明書をハローワークに提出する必要は必ずしもありません（59歳以上の退職者の場合には必ず必要です）。
それでも退職者が国民健康保険に加入する際などに必要となるケースもあるので、離職証明書は極力作成し、離職票も準備しておいたほうがよいでしょう。
2-1．用紙の準備について
離職証明書の用紙は３枚複写の専用用紙を使用するので、オンラインでダウンロードして入手することはできません。直接ハローワークに取りに行きましょう。郵送での取り寄せができるかどうかは最寄りのハローワークに直接問い合わせてみてください。
2-2．離職証明書の記入例
記入のポイント
- 「離職年月日」は退職の日または最終在籍の日を記入します
- 「離職日の翌日」は離職日の翌日を記入。下の各欄には離職日より１ヶ月ずつさかのぼり順次記入します
- 「賃金支払対象期間」の欄は、最上段に離職日直前の賃金締切日の翌日から離職日までの期間を記入し、以下順次さかのぼって賃金締切日までの期間を記入します。できる限り欄を埋めましょう。
- 「賃金支払基礎日数」とは賃金支払の基礎となった日数のことで、有給休暇や休業手当の対象日も含みます。また完全月給制の場合は休日や祝日も含みます。詳細はこちらを参照
- 「賃金額」の欄は、月給者はAに記入し、日給者はBに記入する。日給者で月ぎめで支払われる賃金部分はAに記入し、Bとの合計額を計欄に記入する。一方だけで足りる場合はもう一方の欄は斜線を引きます
- 「賃金」は税金や雇用保険料などが控除される前の総支給額です。各種手当も含まれますが、賞与や退職金などの一時金は含まれません(賃金一覧表)。社会保険の計算における「報酬」とは賞与の定義などに若干の違いがあります。
- 離職理由欄は該当する区分を○で囲み、具体的事情欄に簡潔に記入します
- 離職理由については、不明な場合は必ず本人に確認しておきましょう。内容によっては失業給付の支給時期や支給日数に大きな差(参考)が出ますので正確に記入してください。本人と会社側の意見・認識に食い違いが起きないよう注意しましょう。
- 退職者による確認・署名欄は、諸事情により退職者本人による記入・捺印が困難な場合は、「本人退職の為」など理由を記載し、事業主の印を押印することで代替できます。
- 離職証明書の2枚目（安定所提出用）の左の欄外余白部分に、捨印（代表印）を忘れずに押しておきましょう。窓口で書類を提出する際、訂正箇所があった場合に必要となります。
